Hoe Organiseer Je Een Online Boekpresentatie?

Waarom zou jij een online boekpresentatie organiseren?

Stel je voor: je hebt eindelijk je boek gereed na maanden van hard zwoegen. Al je energie heb je in je boek gestopt, je had een paar milde writers blocks, je hebt ‘geknoeid’ met de opmaak, een fraaie omslag ontworpen en diverse proeflezers hebben je feedback gegeven. Je bent net helemaal klaar om te publiceren en misschien heb je je boekpresentatie reeds gepland, maar dan is er dat virus. Een virus dat de hele wereld ontwricht en het openbare leven plotsklaps stil legt. Mensen die vechten voor hun leven of mensen die nu eenzaam thuis zitten. Opeens is jouw boek, waar je veel tijd en energie in hebt gestopt en voor jou van grote waarde is, veel minder belangrijk geworden. 

Wat is wijsheid: de publicatie uitstellen en wachten op betere tijden? Of toch publiceren?

Die keuze is uiteraard geheel aan jou en moet je als auteur zelf maken. Wat ons betreft valt voor beiden wat te zeggen. Veel mensen zitten nu noodgedwongen thuis, hebben tijd en vervelen zich misschien zelfs wel. Dat pleit voor publicatie. Aan de andere kant: misschien past het thema van jouw boek wel helemaal niet bij dit moment. Dan is een uitstel goed te overwegen. In deze blog staan we stil bij wat je kunt doen indien je besluit om je boek te publiceren en dit moment toch wil delen met familie, vrienden en kennissen. We praten je graag bij hoe jij een online boekpresentatie kunt geven.

Zitten jouw vrienden te wachten op jouw online boekpresentatie? Wij denken van wel. Doordat velen noodgedwongen thuis zitten is een positieve afleiding zeer waarschijnlijk welkom. We hebben behoefte aan sociaal contact, zijn af en toe wel klaar met het ‘Netflixen’, spelletjes spelen, het laatste nieuws volgen of filmpjes maken. Je online boekpresentatie zal een welkome afleiding zijn. En je bent niet de eerste. Kijk even naar de beroemde acteur Patrick Stewart, die dagelijks voorleest!

Natuurlijk zijn wij voorstander van een fysieke boekpresentatie, maar vreemde tijden vragen om creatieve maatregelen. Maar je moet niet vergeten dat er ook voordelen zitten aan een online boekpresentatie.

Voordelen van een online boekpresentatie

• Je kunt ongestoord doorgaan met je originele plannen: je boek publiceren, het wereldkundig maken en starten met de marketing van je boek
• Je hoeft geen locatie te huren of drankjes en hapjes te regelen
• Familie, vrienden en kennissen die anders niet zouden komen, bijvoorbeeld door de geografische afstand, kunnen de presentatie nu wel bijwonen
• Je kunt de aanwezigen eenvoudig een link sturen via de chat-functie, zodat ze direct (of later) je boek kunnen kopen

Natuurlijk kleven er ook nadelen aan, zo zullen de lokale media niet snel aanschuiven en het leggen van contacten tijdens de borrel, valt nu weg.

Stap 1: Maak het programma voor je online boekpresentatie

Het hebben van een goede planning is cruciaal voor je presentatie. Je moet immers je publiek-op-afstand blijven boeien. Zorg er dus voor dat je dit tot in de puntjes hebt voorbereid. De meeste dingen die je bij een fysieke boekpresentatie zou doen, kun je nu ook gewoon doen. Denk aan:

• De introductie: heet iedereen welkom en bedank ze alvast voor hun aanwezigheid, je kunt ook een paar spelregels afspreken, bijvoorbeeld dat iedereen zijn microfoon op ‘mute’ (uit) zet, zodat er geen hinderlijke bijgeluiden zijn; je kunt de introductie zelf doen, je kunt er ook voor kiezen om iemand vooraf te vragen dit voor jouw over te nemen.
• Interview: organiseer vooraf dat iemand je interviewt. Een interview werkt altijd goed en geeft meer inzicht in waarom je het boek hebt geschreven, voor wie het is, waar het over gaat, hoe zwaar de ‘bevalling’ was, enzovoort.
• Wanneer je een boek-trailer hebt gemaakt laat deze vooral zien!
• Boekonthulling: laat het boek (dat je van tevoren natuurlijk wel in huis moet hebben) langzaam en duidelijk aan iedereen zien, vertel wat over de omslag
• Lees een hoofdstuk of passage voor uit het boek
• Overhandig het 1^e exemplaar symbolisch aan iemand uit het gezelschap. Je kunt dit doen door ervoor te zorgen dat het boek bij diegene reeds is, bijvoorbeeld nog ingepakt.
• Overweeg of je nog een Q&A wil hebben en laat iedereen vragen stellen over het boek.
• Informeer alle aanwezigen hoe en waar ze jouw boek kunnen kopen! Dit is natuurlijk waarom je deze presentatie in elkaar hebt gezet.

Stap 2: Kies welke aanbieder je gebruikt

Net als bij een fysieke boekpresentatie moet je bepalen via welke partij je het organiseert. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden. We bespreken drie veelgebruikte aanbieders.

Skype

Tegenwoordig is Skype op veel vlakken overgenomen door WhatsApp. Wanneer het echter aankomt op het houden van een video chat met grotere groepen, is Skype nog heer en meester. Zo kun je via Skype met 50 deelnemers tegelijkertijd je presentatie hebben (bij WhatsApp maar met 4…).

Het organiseren van een Skype meeting is kinderlijk eenvoudig. Vroeger moest je eerst Skype downloaden, mensen toevoegen aan je contact lijst, een groep chat creëren en ook nog een ‘call’ starten. Een hoop gedoe.

Tegenwoordig hoef je alleen maar naar de website van Skype te gaan, een meeting te creëren en de link te versturen naar iedereen die je wil uitnodigen. Je hoeft niet in te loggen, een account te hebben, niets te downloaden en uiteraard ook niets te betalen. Gemakkelijk voor jouw en je gasten dus!

Facebook Messenger

Net als Skype, kun je via Messenger met 50 mensen deelnemen aan een call. Wanneer je met al je genodigden ook nog eens vrienden bent op Facebook, dan werkt dit zelf makkelijker dan Skype. En: Facebook heeft een vrij goede uitleg hoe je het kunt organiseren.

Nog een voordeel van Messenger is dat je het ook kunt gebruiken om je officiële uitnodiging te versturen. Door een chat groep te creëren op Messenger breng je alle genodigden bijeen op 1 plek, je kunt ze vooraf enthousiasmeren en met 1 klik kun je ze allemaal bereiken en laten deelnemen aan de presentatie. Zo hoef je niet te wachten totdat iedereen zich 1-voor-1 heeft aangemeld. Zo wordt de start veel minder rommelig en heb je vanaf het begin de controle. Hoe je een chat groep creëert vertellen we in Stap 3.

Natuurlijk kleeft er ook een nadeel aan Messenger: je moet iedere genodigde apart toevoegen aan de groep en het is lastig om gasten van andere social media toe te voegen. Nu steeds meer mensen afscheid nemen van Facebook (en misschien messenger helemaal niet gebruiken) bestaat de kans dat je hiermee mensen uitsluit.

Youtube

Wanneer Skype of Messenger niet de oplossingen zijn waar je naar zoekt dan is een livestream via Youtube zeker te overwegen!

Indien je nog nooit iets op Youtube hebt geplaatst, lijkt dit een enge oplossing. Maar geen zorgen! ook deze optie is eenvoudig. Het enige dat je nodig hebt is een Google account. Met dit account creëer je een Youtube kanaal in seconden. Dit doe je als volgt: ga naar Youtube, klik rechtsboven op het kleine camera icoontje en klik op “Go live”.

Volg de stappen om je account te creëren en te verifiëren. Let wel op dat het 24 uur duurt voordat je kunt starten met ‘streamen’. Wanneer je eenmaal zover bent volg dan deze stappen om je stream te starten. Je kunt eenvoudig je privacy settings aanpassen, een startdatum en -tijd ingeven en de link delen met je genodigden zodat ze alleen maar op de link hoeven te klikken om je presentatie bij te wonen.

Dit zijn drie voorbeelden van platforms die je eenvoudig kunt gebruiken. Indien je een ander platform gewend bent (zoals Twitch bijvoorbeeld) dan kun je daar natuurlijk ook gebruik van maken.

Stap 3: Verstuur de uitnodigingen voor je boekpresentatie

Je hebt het programma rond, je weet via welk platform je de presentatie houdt, nu is het tijd voor de uitnodigingen. Tijd om jouw persoonlijke tintje te brengen naar de uit te nodigen mensen. We hebben een paar mogelijkheden voor je op een rijtje gezet, inclusief hoe je deze kunt gebruiken. Aarzel niet om er meer dan een toe te passen, je kunt met het grootste gemak een video uitnodiging laten opvolgen door geschreven uitnodiging waar alle relevante informatie nog eens netjes op een rijtje wordt gezet.

Bericht versturen

Wanneer je overweegt om Whatsapp of Messenger te gebruiken, kun je direct alle genodigden in een groep opnemen. Je kunt ze zo allemaal in 1 keer uitnodigen en door de reacties in de groep ontstaat een levendig geheel. Uiteindelijk wil je dat zoveel vrienden en kennissen je online presentatie bijwonen, hier zijn wat slimme tips:

• Geef de groep een passende naam, waar iedereen al vrolijk van wordt. Bijvoorbeeld de ‘Pageturner Presentatie’ of ‘Het genootschap van de letters’ (je kunt ook gewoon ‘boekpresentatie Marie’ noemen hoor, indien je Marie heet uiteraard).
• Neem uiteraard het plaatje van je omslag als afbeelding van de groep
• Plaats met regelmaat updates van de voorbereiding in de groep, zodat het blijft leven en iedereen er zin in krijgt. Video’s en foto’s zijn bij uitstek geschikt hiervoor!
• Stel wat vragen aan de groep, bijvoorbeeld wat ze leuk vinden om te horen, welk drankje ze tijdens de presentatie gaan drinken, enzovoort.

Op deze wijze je uitnodigingen versturen kost je het minste tijd en het levert maximaal resultaat. Er ontstaat een groepsgevoel, iedereen krijgt er zin in en de aanwezigheid tijdens de online presentatie zal maximaal zijn.

Hulp nodig bij het opzetten en aanpassen van groepen? Whatsapp en Messenger bieden goede video’s en uitleg.

Email

Je kunt natuurlijk ook een email versturen, waarin je alle details van het evenement in opneemt. Denk aan de datum en het tijdstip, de link naar het platform. Alhoewel wat saai en wat onpersoonlijk, kunnen emails bij uitstek zeer informatief – en dus nuttig – zijn. Indien je gebruik maakt van emails raden we je wel aan om deze zo aantrekkelijk mogelijk te maken: voeg een video toe, gebruik een ‘handgeschreven’ font, toon de omslag van je boek. Een simpel voorbeeld:

Indien je besloten hebt om je online boekpresentatie via Google Hangouts te doen, dan kun je de email uitnodigingen eenvoudig laten opvolgen door een uitnodiging om deel te nemen aan een Hangout meeting via de Google kalender. Op deze wijze hebben jouw gasten alle informatie in 1 omgeving.

‘Tante Post’

Uiteraard is dit ook een goede manier om uit te nodigen. Het geeft je online presentatie net iets meer een formeel, feestelijk en persoonlijk tintje. Je kunt de kaarten zelf schrijven, je kunt ook gebruik maken van de diverse online aanbieders (Hallmark, Greetz, kaartje2go). Je kunt ook overwegen om een aantal speciale gasten alvast een boek te sturen. Bestel deze eerst zelf, schrijf in het boek een persoonlijk bericht en verstuur ze met het kaartje van de uitnodiging. Het zal zeer worden gewaardeerd en ze zullen je presentatie zeker bijwonen.

Vergeet niet om op de kaart duidelijk te vermelden dat het om een online boekpresentatie gaat en vraag of de genodigden willen reageren of ze komen. We adviseren om nadat de uitnodigingen zijn verstuurd, alsnog een mail of Whatsapp er achteraan te sturen.

Video

Een video maakt de uitnodiging het meest dynamisch. Logisch, bewegende beelden spreken vaak het meest aan. Zorg er wel voor dat je eerst een ‘mini-scriptje’ schrijft van wat je wil vertellen en blijf dicht bij jezelf. Niet iedereen is een topacteur… Maak de video niet te lang, deze moet als bijlage bij een email of als bericht via social media nog te verzenden zijn. Een alternatief is om de video te verzenden als een prive video op Youtube of via Google Drive.

Social Media

Je kunt ook een stap verder gaan dan een direct mail uitnodiging en kiezen voor een open uitnodiging via social media. Een beetje onder het mom van ‘hoe meer zielen hoe meer vreugd’. Je richt je hiermee ook tot de mensen die je misschien wel een tijd niet hebt gesproken, maar waarvan je het wel leuk zou vinden wanneer ze je presentatie bijwonen.

Gebruik je video of ander beeldmateriaal in een post, leg uit dat het voor jou een bijzondere mijlpaal is en maak er een feestelijke uitnodiging van. Gebruik de social media waar je zelf actief bent (Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, Snapchat). Je hebt het aantal aanwezigen wat minder in de hand, maar je zult versteld staan van de positieve reacties en mogelijke verkoop die hieruit voortvloeit!

Stap 4: Techniek, een goed begin is het halve werk

De meeste van ons hebben ongetwijfeld al de nodige ervaringen met video conferencing en dan met name ook met de dingen die niet goed (kunnen) gaan. Er is altijd wel iemand die de camera niet aan de praat krijgt of waarvan de microfoon niet aan gaat (of niet uit). Je wil dit niet hebben tijdens je boekpresentatie, het leidt af en haalt de vaart eruit. Het beste kun je eerst alvast een paar testjes met familie of een paar vrienden doen en alvast de nodige ervaring opdoen.

Natuurlijk heb je de apparaten van je gasten niet in de hand, maar met de kennis die je opdoet, kun je ze wel snel tips geven mochten er onverhoopt dingen misgaan. Je kunt bijvoorbeeld ook je camera en je volume instellingen testen en checken hoe je afbeeldingen en – eventuele – video’s overkomen.

Zoals de Engelsen zeggen: ‘better safe than sorry’!

Stap 5: Jouw online boekpresentatie!

En dan is de tijd daar: showtime. Het zal in het begin wel even wennen zijn, uiteindelijk is het waarschijnlijk toch nieuw voor je. Heet iedereen van harte welkom en begin bijvoorbeeld met een toast om de stemming erin te krijgen. Houd je aan je plan, praat duidelijk en niet te snel en het zal prima verlopen. Probeer het lekker informeel te houden, je gasten zullen het naar de zin hebben!

Nog even kort de rode draad:

• Welkomstwoord, eventueel toast
• Korte inleiding
• Interview door een bekende
• Boekonthulling
• Stukje voorlezen
• 1e Exemplaar uitreiken
• Hoe en Waar te koop
• Afsluiting

Vergeet niet het commerciële: schroom niet om te benadrukken waar en hoe jouw boek kan worden gekocht. Uiteindelijk wil je van je boek een succes maken en dat vergt veel inspanning. Zeker de mensen in je netwerk kunnen straks als ambassadeurs voor jouw boek fungeren. Wanneer zij over het bestaan van jouw boek praten, het delen met hen netwerk, kan er een stroomversnelling in de verkoop ontstaan.

Stap 6: Afsluiting en Follow up

Tegen het eind van je boekpresentatie zijn er verschillende belangrijke punten die je moet overbrengen op je publiek. Wij hebben ze voor jou in een makkelijke checklist gezet.

• Dank iedereen voor de aanwezigheid
• Wijs iedereen met een glimlach nog 1 keer waar ze het boek kunnen kopen (“ik weet het, ik val in herhaling, maar daar kun je het boek kopen”)
• Vraag of je gasten een review over jouw boek willen schrijven op bijvoorbeeld bol.com, Goodreads en of ze het willen doorvertellen aan hun netwerk, waar dan ook
• Vraag je gasten om hun feedback nadat ze het boek hebben gelezen. Vraag ze om eerlijk te zijn, als auteur word je van directe feedback uiteindelijk beter
• Een paar weken na de online presentatie kun je een herinneringsmail sturen waar je een mix van bovenstaande punten aan de orde laat komen

Dit is het wel zo’n beetje!

We hopen je met dit artikel een beetje wegwijs te hebben gemaakt in de wereld van de online boekpresentaties. Een alternatieve manier om de geboorte van je boek met familie en vrienden te vieren tijdens een pandemie. Door de stappen te volgen moet het lukken om er een geslaagde happening van te maken, waar iedereen met plezier op terugkijkt. Iedere boekpresentatie is uniek en wij hebben een generiek stappenplan geschetst, wijk dus vooral ook van de paden af en laat je eigen creativiteit los.

Mocht je een online boekpresentatie organiseren dan hopen we dat het een succes wordt en deze bescheiden bijdrage van enig nut is. We zijn razend benieuwd hoe het is gegaan, dus laat het ons zeker weten!

Tot slot, en als inspiratie, verwijzen we je graag naar het artikel dat we hebben geschreven over het organiseren van een (traditionele) boekpresentatie. Je kunt ons voor advies natuurlijk ook mailen naar support@bookmundo.nl. We zijn er om te helpen! Succes!!